Sediul Firmei

În acest articol vom vorbi despre:

  • Ce este sediul firmei?
  • Ce sunt punctele de lucru?
  • Unde poate avea sediul o firmă?
  • Durata sediului
  • Mai multe firme cu sediul la aceeași adresă

 

Ce este sediul firmei?

Sediul unei firme este:

  • Adresa într-o clădire cu număr administrativ. Nu poți să îți faci sediul pe un teren pe care nu există nimic construit.
  • Locul unde se comunică în mod oficial actele firmei sau corespondenţa de la instituții.

ce este sediul firmei

 

Ce sunt punctele de lucru?

În timp, e posibil să ai nevoie de mai multe spații în care să desfășori activitatea firmei. Toate aceste spații trebuie declarate la Registrul Comerțului și fiecare va fi un sediu al firmei.

clasificare sedii - puncte de lucru

Primul sediu al firmei este sediul principal și se numește:

  • sediu social (la SRL, SRL-D, SA), sau 
  • sediu profesional (la PFA, II, IF)

Următoarele sedii pe care le deschizi se numesc:

  • sedii secundare (SRL, SRL-D, SA)
  • puncte de lucru (PFA, II, IF)

Toată lumea a auzit de denumirea punct de lucru pentru aceste sedii în plus ale firmei, dar e bine să știi că la SRL-uri denumirea corectă e sediu secundar. Până la urmă e același lucru, doar denumirea oficială diferă.

 

Înființează-ți firma în 5 minute pe site-ul Approd.

 

Unde poate avea sediul o firmă?

unde poate avea sediul o firma

Pentru sediul firmei există 4 variante:

  • spaţiu proprietate personală sau care e dat în folosință gratuită de către proprietari (recomandat)
  • spațiu închiriat
  • spațiu compartimentat/spațiu de birouri
  • la un cabinet de avocat

Să le luăm pe rând:

  1. Spaţiu proprietate personală sau care e dat în folosință gratuită de către proprietari (recomandat)

E cea mai simpla variantă. Dovada sediului se face cu:

  • contract de comodat (folosință gratuită), încheiat între proprietari și firma (în curs de înființare)
  • o copie după un act de proprietate pentru spațiu

Cea mai mare nelămurire apare când chiar tu ești proprietarul spațiului unde firma va avea sediul (de exemplu ai un apartament pe numele tău și vrei să faci sediul firmei acolo), și poate nu înțelegi de ce îți trebuie contract între firmă și tine.

E nevoie să faci contract fiindcă firma e o entitate separată față de persoana ta. Tu faci acel contract pentru firmă, nu pentru tine. Așa cum ai pe buletin adresa de domiciliu, așa și firma trebuie să aibă o adresă unde să “locuiască”. La înființare, o firmă poate dovedi că are “o locuință”, adică un sediu, prin acest contract.

  1. Spaţiu închiriat

Dovada sediului se face cu contract de închiriere, încheiat între proprietari și firmă. Spațiul poate fi închiriat de la:

  • o persoană fizică
  • o altă firmă care e proprietară a spațiului sau are drept să îl închirieze
  1. Spațiu compartimentat/spațiu de birouri

Dovada sediului se face tot cu contract de închiriere încheiat între proprietari și firmă.

Varianta de stabilire a sediului într-un spațiu compartimentat a apărut din nevoia de a evita o chirie mare, sau limita de timp în care se poate stabili sediul la un cabinet de avocat (maxim 1 an). Practic e un spațiu pe care proprietarul l-a compartimentat în zeci sau sute de încăperi, astfel încât chiria să fie mică. Poți să îți faci sediul în astfel de spații cu condiția să nu îți autorizezi vreo activitate acolo (adică să fie sediu nelucrativ) sau să îți autorizezi doar activități de birou.

O posibilă problemă cu aceste spații e că toată corespondența firmei va merge la acea adresă, iar tu o vei primi doar dacă cei care se ocupă de spațiu ți-o trimit.

Contractele de comodat sau închiriere nu e nevoie să fie făcute la notar. E suficient să fie semnate de proprietari și de administratorul viitoarei firme pentru a fi valabile.

  1. La un cabinet de avocat

Această variantă nu e disponibilă pentru PFA sau Întreprindere Individuală

Dovada sediului se face cu:

  • contract de asistență juridică pentru găzduire
  • decizia baroului pentru avocatul respectiv

Sediul poate fi găzduit de un avocat pe maxim 1 an.

Probleme de care trebuie să știi:

  • toată corespondența firmei va merge la acea adresă, iar tu o vei primi doar dacă cei care se ocupă de spațiu ți-o trimit
  • după 1 an trebuie să îți schimbi sediul la o altă adresă, adică trebuie să îți găsești un alt spațiu și să faci un dosar de schimbare sediu care se va depune la Registrul Comerțului și care are niște costuri

 

Înființează-ți firma în 5 minute pe site-ul Approd.

 

Durata sediului

Pentru a evita dizolvarea firmei şi declararea inactivă a acesteia, este bine să știi că pentru sediul social şi sediul profesional o importanţă foarte mare o are durata acestor sediiDe aceea, trebuie acordată o mare atenţie expirării duratei sediului social şi sediului profesional, durată care trebuie imediat prelungită pentru a nu suporta efectele dizolvării societăţii şi evident declarării ca inactive a acesteia de către ANAF. 

În situaţia în care a expirat durata sediului social al unei societăţi comerciale, legal se consideră că sociatatea şi-a încetat activitatea şi nu are un sediu cunoscut, iar ORC solicită Tribunalului din raza de activitate a societăţii dizolvarea ei. 

Pe de altă parte, ANAF-ul, în situaţia în care nu se prelungeşte durata sediului social, emite o decizie prin care declară firma inactivă, fapt care se poate înscrie în cazierul tău fiscal. Dacă ai cazier fiscal nu o să mai poți deține calitatea de asociat sau administrator în vreo firmă.

 

Mai multe firme cu sediul la aceeași adresă

Există şi situaţii în care sediul social al unei firme e situat într-un imobil cu mai multe încăperi (spațiu compartimentat) sau chiar unul cu destinaţie de birouri, în care și alte firme (SRL, SRL-D sau SA) își au sediul social.

În acest caz, pentru înregistrarea sediului social la Registrul Comerțului, este nevoie şi de declaraţia de nesuprapunere, potrivit căreia „imobilul are un număr de X camere, suficiente să permită funcţionarea mai multor firme.” Această declaraţie o dă administratorul firmei în curs de înființare, sau proprietarul spațiului la notar.

Cu Approd îți poți genera rapid contractele de comodat/închiriere necesare pentru sediu.

5